Vođenje web projekta ili Digital Project Management
Vođenje web projekta proces je upravljanja online projektima od upita do dovršenog web rješenja, osiguravajući da budu dovršeni na vrijeme i unutar zadanog budžeta. Uz zadani budžet, tim, vremenski okvir i cilj, nastojimo izraditi kvalitetno web rješenje kojim će klijent i svaki posjetitelj biti zadovoljan. Project management uključuje suradnju, komunikaciju i ispunjavanje ciljnih datuma, vođenje, planiranje, organiziranje i motiviranje.
Tim (ali posebno voditelj projekta) mora upravljati različitim resursima tijekom cijelog projekta. Ti resursi su:
Vrijeme
Dijeljenje projekta na faze pomaže timu da projekt ostane na putu prema ciljnom roku završetka. Definiranjem okvirnih rokova za pojedinu fazu i strogog roka za kraj projekta, lakše je uočiti zastoje. Pravovremenom reakcijom u ranijim fazama, možemo osigurati da će se ostatak projekta odvijati prema planu.
Ljudi
Odabir tima stručnjaka koji će raditi na novom projektu, podjela zadataka, i njihova procjena opsega posla. Svaki član tima treba biti upoznat s projektom i njihovim specifičnostima, imati pristup potrebnim informacijama, materijalima i alatima za rad.
Budžet
Osim preciznog obračuna vremena, alata i ljudi na početku projekta, u proračun se moraju uključiti i neočekivane prepreke i korekcije.
Cilj
Kako bismo na kraju projekta mogli ocijeniti projekt kao uspješan ili neuspješan, važno je postaviti neke ciljeve u početku. To može biti povećanje prometa, broja posjetitelja, stope konverzije, pretplatnika na newsletter, poboljšanje korisničkog iskustva ili bilo koji mjerljivi cilj koji tim i klijent postave.
Upravljanje resursima, organizacija i koordinacija su nužni u digitalnim projektima i uveliko mogu olakšati (ili otežati) proces. U nastavku pišemo tko je zadužen za stress-free provođenje projekta i kako izgleda taj proces.
Voditelj projekta ili Project manager
Uloga voditelja digitalnog projekta nije svima u potpunosti jasna, kao ni složenost posla koji obuhvaća vođenje web projekta.
Osnovni zadatak svakog voditelja web projekta je organizacija, komunikacija i provođenje projekta unutar zadanog roka i budžeta. Voditelji projekata su zaduženi da svi u timu imaju resurse, vrijeme i vještine koje su im potrebne za obavljanje posla.
S obzirom na odgovornost koju ova uloga zahtijeva, postoje određene vještine koje dobar voditelj projekta treba imati ili naučiti. Voditelj projekta bi trebao imati dobre komunikacijske vještine i vještine upravljanja vremenom, biti otvoren za prijedloge za poboljšanje procesa ili finalnog rješenja.
“Soft skills” kao što su rješavanje sukoba, pregovaranje, mentorstvo, donošenje odluka i izgradnja tima su vrlo vrijedne kvalitete kod sjajnih Project managera. I naravno, važno je neprestano razvijati te vještine.
Project manger treba imati dobru tehničku pozadinu, biti upoznat s trendovima, načinu funkcioniranja platformi za izradu web rješenja, znati napraviti procjenu cijene izrade web stranice i dati prijedloge za poboljšanje korisničkog iskustva i uspjeh weba.
Zadaci Project managera su:
- Definiranje opsega projekta
- Planiranje i upravljanje vremenskim okvirom projekta, resursima i budžetom
- Detaljna dokumentacija
- Dodjela zadataka za tim i klijenta
- Održavanje kontinuirane komunikacije između projektnog tima i klijenta
- Procjena i uočavanje potencijalnih nesporazuma, izazova, promjena u zahtjevima i planu
- Briga oko zadovoljstva klijenta krajnjim rješenjem
Faze projekta
Uz toliko mnogo dijelova i faktora o kojima ovisi nastavak projekta, lako je izgubiti pojam o tome što je učinjeno i tko što radi. Projekt izrade web rješenja gledamo kao cjelinu i imamo jedan fiksni rok, ali za lakše praćenje možemo ga podijeliti na faze. Svaka faza može imati okvirni vremenski rok i svoje ciljeve. Tako postavljen projekt lakše je pratiti i reagirati u slučaju da se pojavi prepreka koja može odužiti projekt.
Faze web projekta su planiranje, priprema, dizajn, programiranje, testiranje i migracija stranice na domenu.
Planiranje projekta
Planiranje web projekta počinje od prvog kontakta s klijentom. Važne informacije koje dobijemo u upitu i na inicijalnim sastancima daju nam osjećaj koliko je složen projekt i kako mu pristupiti. Uspješno vođenje web projekta ovisi o dobro odrađenim prvim koracima.
Za procjenu idealnog web rješenja važno je upoznavanje poslovanja klijenta i njegovih kupaca, odnosno željenih posjetitelja budućeg web rješenja.
Tim koji će raditi na projektu mora razmišljati kako će novi web poboljšati iskustvo korisnika i je li jasno što zainteresirane strane očekuju od projekta.
Voditelj projekta vodi računa jesu li uključeni članovi iz svih potrebnih odjela (npr. dizajneri, developeri, marketing, podrška). Važno je definirati vremenski okvir za sve faze i rok za finalizaciju projekta. U ovoj fazi posebno se mora paziti na dokumentiranje i praćenje svih želja naručitelja. Sve ono što nije navedeno u osnovnim dokumentima na kojima se temelji ponuda, kasnije se gleda kao dodatni zahtjev.
Priprema
Priprema je temelj svakog web projekta i nedvojbeno najvažniji faktor za uspješno proveden projekt. To uključuje pripremu dokumenata i prikupljanje materijala potrebnih za početak rada na dizajnu. Projekt lako može krenuti u krivom smjeru i kasniti ako obje strane nemaju sve informacije koje su im potrebne kako bi osigurali nesmetano odvijanje projekta.
Bez temeljito odrađene pripremne faze, nema smisla započinjati projekt i odbrojavati rok. Faza pripreme web projekta je jednako važna kao i faza dizajna i/ili developmenta.
To uključuje pripremu tehničke dokumentacije gdje se zapisuju sve funkcionalnosti, podaci i posebni zahtjevi svakog projekta. Ako nigdje u dokumentaciji nije navedena neka posebna funkcionalnost poput napredne tražilice, to se neće provesti. Svi zahtjevi koji nisu zapisani u fazi pripreme, rade se tek po završetku projekta.
Content first
Content first ili sadržaj na prvom mjestu znači prikupljanje i pregledavanje sadržaja rano u projektu. Ova strategija daje prioritet stvaranju i isporuci sadržaja kako bi se smanjila kašnjenja u kasnijim fazama projekta.
Stvaranje sadržaja često je kompleksan zadatak zbog većeg broja ljudi uključenih u proces. Nerijetko više ljudi ima pravo glasa u vezi sa sadržajem, i iako je bitno obratiti pozornost na sve komentare, to često uzrokuje kašnjenja.
Ako započnemo projekt bez potrebnog sadržaja i tražimo ih putem, lako se može dogoditi da se projekt oduži. Primjerice, dizajner zatraži opisni tekst i par fotografija određenog proizvoda. Dok se klijent i svi uključeni sudionici usuglase oko odabira fotografija i napišu idealan tekst, dizajner ne može nastaviti s radom. Zato postoji puno praznog hoda i gubljenje dragocjenog vremena u čekanju feedbacka i naknadnoj pripremi materijala.
Za lakše praćenje što je sve od materijala potrebnih za početak projekta dostavljen, može se napraviti popis ili tablica. Tek kada su sve stavka s popisa označene kao dostavljene, započinje dizajniranje web stranice.
Dizajneri kroz iskustvo stvaranja i izrade dizajnerskih rješenja imaju znanje o tome kako funkcioniraju web stranice. Znaju kako složiti korisničko sučelje u kojem će korisnici brzo pronaći informacije koje su im potrebne. Kako bi mogli predvidjeti ponašanje korisnika informacije koje bi im mogle biti bitne, dizajner se prvo mora upoznati s materijalima. Bez toga, najbolje što se može napraviti je web sa šablonskim izgledom, neprilagođen klijentu i potencijalnim korisnicima, a to je nešto što svaki iskusan dizajner želi izbjeći.
Dizajn
Kada su svi materijali i dokumentacija prikupljeni, započinjemo s fazom dizajna. Voditelj projekta dužan je dizajnera uputiti u projekt i dostaviti mu sve materijale potrebne za rad. Prema fotografijama, tekstovima i smjernicama klijenta i voditelja projekta, dizajner kreira slikovni prikaz web rješenja. Detalji dizajna se prilagođavaju dok klijent nije zadovoljan konačnim rješenjem. Kada klijent odobri dizajn, prelazimo u fazu developmenta.
Programiranje
U fazi programiranja klijent ima najmanje posla i smanjuje se komunikacija između projektnog tima i klijenta. Developeri rade na slaganju pozadine weba, ono što nije vidljivo korisnicima i to je najduža faza u cijelom projektu. Dok se kodiraju svi detalji i dok se ne obavi interno testiranje, klijent ne može vidjeti rezultate rada. U toj fazi važno je da voditelj projekta obavještava klijenta na čemu se radi ii kada može očekivati prvi pregled weba. Također, voditelj projekta koordinira tim, brine se da su svi zadaci obavljeni na vrijeme te da se i ova faza provide u definiranom roku.
Završna faza
Kada je faza programiranja gotova i obavljeno je interno testiranje, klijentu se šalje link na web. Tada klijent ima priliku sve još jednom provjeriti i javiti ako su potrebne neke finale dorade. Voditelj projekta vodi komunikaciju i po potrebi dogovara radionicu o korištenju CMS-a. On također označava uspješan završetak weba i potvrđuje migraciju weba na domenu.
Komunikacija, odobrenja i feedback
Komunikacija je jedan od najvažnijih čimbenika za uspješan projekt, a ujedno i najčešći razlog kašnjenja web projekata. Iako nikada nije bilo toliko mnogo komunikacijskih metoda (npr. mail, virtualni sastanci, platforme za komunikaciju…), i dalje postoji buka u komunikaciji tijekom projekta.
Teško je očekivati brzu komunikaciju bez greške i nesporazuma kroz nekoliko mjeseci trajanja projekta, ali postoje neki koraci koje možemo poduzeti kako bi to poboljšali.
Obavještavanje – u nekim fazama projekta, tim ima puno pozadinskog posla i ne može pokazati vidljive rezultate klijentu. Tada je dobro slati obavijesti i update o stanju projekta, kako klijent ne bi pomislio da je projekt zapostavljen i da postoji mogućnost kašnjenja. Također, ako klijent nije u mogućnosti izvršiti svoje obveze, dobro je obavijestiti voditelja projekta kao bi on u tom vremenu usmjerio tim na druge zadatke. Osim toga, važna je interna komunikacija tima, slanje novosti jedni drugima i voditelju tima.
Postavljanje pitanja – bilo od strane tima koji želi upoznati projekt, ili od strane klijenta koji ne razumije tehnički dio izrade web rješenja, važno je javiti kada postoje pitanja i nejasnoće. Ranim rješavanjem nedoumica smanjujemo broj korekcija u kasnijim fazama projekta.
Zapisivanje, dokumentiranje, odobrenja – svaki zahtjev, izmjena ili ideja treba biti zapisana i podijeljena svim sudionicima. Lako je izgubiti se u moru podataka, ali voditelj projekta je zadužen da uredno i transparentno organizira sve bilješke i dogovore koji su nastali prije i tijekom projekta. Pohranjuju se svi novi zahtjevi ili promjene zahtjeva, pisana odobrenja i planovi za iduću fazu.
Statusni sastanci – voditelj projekta dogovara interne statusne sastanke kako bi vodio računa da su svu članovi tima na pravom putu. Ako postoje neke pitanja, nedostaju neki materijali ili nešto treba provjeriti s klijentom, to se rješava na statusnim sastancima. Ti sastanci se po potrebi održavaju i s klijentom. Klijenta se redovito obavještava o fazi projekta i na statusnom sastanku se rješavanju otvorena pitanja i rade korekcije. Tada klijent ima priliku dobiti detaljno objašnjenje ako mu nešto nije jasno i izraziti svoje želje i dojmove.
Alati i metode za vođenje web projekta
Vođenje web projekta koristi inovacije u tehnologiji za poboljšanje procesa vođenja projekata. Postoje brojne metode i alati za upravljanje projektima. To su najčešće SCRUM, vodopad ili agilni sustavi ili digitalni alati poput Productive, Monday.com, Asana, ClickUp i slično. Nijedan od njih nije univerzalno rješenje za svaku vrstu projekta.
Vodopad metoda je tradicionalni oblik upravljanja projektom koji uključuje rastavljanje projekta u uzastopne faze, gdje svaka faza počinje tek nakon završetka prethodne faze.
Agilna metoda rastavlja projekte u nekoliko faza i zalaže se za stalnu suradnju i kontinuiranu komunikaciju u svakoj fazi. Odobrenjem jednog dijela weba, može započeti iduća faza projekta, dok prethodna faza nije u potpunosti završena. Najčešće se odobrenjem dizajna naslovne stranice prelazi u fazu developmenta. Tada se paralelno radi i na dizajnu podstranica.
Odabir metode nije ključan faktor za uspješan projekt. Voditelj projekta treba istražiti i odabrati alate za upravljanje projektima s obzirom na njihovu relevantnost, jednostavnost implementacije i lakoću učenja. Ako odabere nekoliko metoda i alata, mora osigurati da su sve informacije usklađene i da su svi sudionici upoznati s tim alatima.
Je li projekt gotov nakon lansiranja web stranice?
Napravljena je nova web stranica, mjesecima ste zajedno sa stručnjacima radili na idealnom dizajnu i developeri su se pobrinuli da sve radi besprijekorno. Poboljšano je korisničko iskustvo, a projekt je izvršen unutar zadanog budžeta i na vrijeme. Spremni ste za generiranje prometa i privlačenje novih posjeta vašoj novoj web stranici.
Ali posao tu ne staje. Tek sad počinje ulaganje u marketing. Ako ne ostvarujete promet na shopu, uzalud sav trud dosad. Zadatak web shopa je, u konačnici, konvertirati posjetitelje u kupce – prodati proizvode. Digitalni marketing često je sljedeća faza izvorno dogovorenog i isporučenog web projekta. Kvalitetan shop je preduvjet jer bez toga je i marketinško ulaganje često neuspješno. Gubitkom se može smatrati puno posjetitelja na shopu koji ih slabo konvertira u kupce, ali definitivno je gubitak i izrada shopa koji nema posjetitelje.
Zadovoljstvo naših klijenata – i njihovih krajnjih kupaca – proizlazi iz povećenosti zajedničkim ciljevima. Smatramo da je to preduvjet za dugoročno uspješnu suradnju. Integrirane aktivnosti iskusnih stručnjaka iz ključnih pogona Tvornice – dizajn, programiranje, marketing – klijentima pružaju na jednom mjestu sve esencijalne resurse za izgradnju uspješnog online poslovanja.
Javite nam se ako želite popričati o vašem online poslovanju.
